Tổ chức sự kiện là một cách thức góp phần quảng bá thương hiệu của công ty một cách hiệu quả. Sự kiện là cơ hội tốt để các công ty có thể gặp gỡ, giao lưu và trao đổi với đối tác, các cơ quan truyền thông. Đây là nơi giúp cho thông tin được trao đổi hai chiều cũng như tăng cường mối quan hệ hợp tác có lợi cho công ty.
Một buổi tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi ban tổ chức của công ty phải chuẩn bị rất nhiều thứ. Hãy ghi nhớ những điều sau để buổi sự kiện diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn.
Kế hoạch tổ chức sự kiện
Khi tổ chức một sự kiện, ban tổ chức của công ty cần lên kế hoạch từ trước. Hãy đưa ra nhiều phương án khác nhau và thống nhất để chọn ra phương án tối ưu nhất. Công ty cần đưa ra lịch trình cụ thể, tổ chức ở đâu, sắp xếp vị trí nhân viên phục vụ sao cho hợp lý nhất, bố trí bàn tiệc như thế nào, sân khấu lắp đặt ra sao,… Ngay cả âm thanh, ánh sáng cũng phải thật hoàn hảo từ buổi diễn tập.
Ngoài ra, công ty cần quan tâm đến thời gian setup sân khấu, treo băng rôn, trang trí sự kiện,… Nếu thuê địa điểm thì ban tổ chức cần quan tâm đến thời gian thuê để chuẩn bị sự kiện. Thông thường, công ty sẽ có nửa ngày hoặc một ngày để chuẩn bị địa điểm tổ chức nhưng cũng có lúc vì có sự kiện diễn ra trước đó nên thời gian chuẩn bị có thể rút ngắn lại. Tùy theo khoảng thời gian cho trước, hãy chuẩn bị sẵn sàng các phương án cho buổi sự kiện.
Địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm cũng là một vấn đề cần lưu ý khi tổ chức sự kiện. Quý công ty nên chọn địa điểm ở vị trí trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc đi lại. Cơ sở vật chất, an ninh ở địa điểm tổ chức sự kiện phải đảm bảo. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, dịch vụ tốt, đặc biệt là phải có chỗ để xe cho khách mời tới tham dự sự kiện.
Ban tổ chức sự kiện công ty cũng cần chú ý tới sức chứa của địa điểm tổ chức sự kiện. Sức chứa của địa điểm phải cân đối với số khách mời tham dự để tránh trường hợp thừa chỗ hoặc thiếu chỗ.
Ngoài ra, công ty cần chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với tình hình thời tiết. Nếu vào ngày trời lạnh hoặc vào mùa mưa thì không nên tổ chức sự kiện ngoài trời. Lúc đó, hãy chọn địa điểm tổ chức là nhà hàng lớn, trung tâm hội nghị…
